Nada se carga sin simularlo
Cada fichero da antes un informe fila a fila: cuántas se cargarían y por qué se aparta cada una, con un CSV de las apartadas para corregirlas.
Para colegios que ya tienen visado telemático
Cambiar de sistema de visado sin parar el colegio
Si vuestro colegio ya tiene visado electrónico, telemático o digital, cambiar no obliga a mudarlo todo de golpe. Siete fases, tres puertas y una sala de migración en la que cada fichero se simula antes de cargarse. Mientras tanto, los dos programas conviven.
El método
Siete fases y tres puertas
Paso a paso, no de golpe. Cada puerta queda anotada en la sala con quién y cuándo, y sale en el acta de cierre. El programa anterior no se apaga hasta que el colegio lo decide.
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Diagnóstico
Nos mandáis lo que exporta vuestro programa, con una muestra anonimizada si lo preferís, y os devolvemos un informe: qué filas encajan, qué NIF no cuadran y qué fichas están repetidas.
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Preparación
Se acuerda qué columna es qué, los tipos de trabajo y el formato de vuestros números. En la sala se anota la referencia del encargo de tratamiento.
Puerta. Encargo de tratamiento: sin su referencia no se carga nada real.
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Ensayo general
Toda la carga en un colegio de ensayo aparte, con vuestros datos reales y sin enviar nada: ni correos, ni WhatsApp, ni avisos a integraciones, ni remesas al banco. Lo recorréis y, cuando está revisado, el colegio lo aprueba.
Puerta. Ensayo aprobado: se aprueba antes de la carga real y queda quién y cuándo.
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Carga real
Los mismos ficheros, ya en vuestro colegio, desde la sala de migración. Cada uno se simula antes de cargarse y cada carga se puede deshacer.
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Activación
Cada colegiado recibe un correo con un enlace de un solo uso para crear su contraseña. Las invitaciones salen en tandas, con dos recordatorios solo para quien aún no ha entrado, y la sala dice quién falta.
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Convivencia
Los dos programas conviven y cada uno numera en su tramo, para que ningún número de visado se repita.
Puerta. Fecha de corte: el último día con el programa anterior. Desde el día siguiente, todo se hace aquí.
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Cierre
Un acta de cierre en PDF con las puertas, cada fichero cargado con su huella y sus recuentos, la activación y la firma de la secretaría. Después, el colegio decide cuándo dar de baja el programa anterior.
Cada fichero, simulado antes de cargarse
La sala está en los ajustes del colegio. Se elige el tipo de dato, se sube la exportación de vuestro programa y la sala empareja vuestras columnas con las suyas. Antes de escribir nada, simula: cuántas filas se cargarían y, de las que no, por qué.
Las filas apartadas se descargan en un CSV para corregirlas en origen. Volver a subir el fichero no duplica nada, y una carga se puede deshacer entera.
Ocho tipos de dato
- Censo de colegiados. Con el número de colegiado que ya usáis, la modalidad y las sociedades. Los NIF que no cuadran y las fichas repetidas se apartan con su motivo.
- Seguros de responsabilidad civil. La póliza de cada colegiado, con su aseguradora y su vigencia.
- Domiciliaciones SEPA. Los mandatos con su referencia y su fecha de firma. Si cambió el acreedor, la primera remesa se lo dice al banco.
- Recibos pendientes. Las cuotas que quedaban por cobrar en el programa anterior.
- Libro registro histórico. La serie continúa: si el último fue el 2026/0841, el siguiente visado sale con el 2026/0842. Los asientos figuran como «Importado».
- Facturas emitidas (archivo). Para consultarlas. Si llevan el formato de la plataforma, la numeración sigue desde la última.
- Verificación de visados y certificados anteriores. Los códigos de verificación del sistema anterior, para que se sigan pudiendo comprobar.
- Biblioteca de normativa. En bloque: una hoja con las normas y el PDF de cada una.
Cuatro reglas para cualquier dato
Recargar no duplica
Cada dato tiene su llave, como el NIF, la referencia del mandato o el número de registro. Si se vuelve a subir el mismo fichero, lo que ya estaba se omite.
Todo se puede deshacer
Una carga se retira entera. Si parte de ella ya se ha usado, por ejemplo domiciliaciones que han ido en una remesa, la sala lo dice y no la deshace.
Lo antiguo no se hace pasar por nuevo
Los asientos y las facturas del programa anterior figuran como importados, y su verificación dice que vienen del sistema anterior.
Antes, durante y después
Sin saltos al vacío
Una copia aparte, que no envía nada
La carga completa se ensaya en un colegio de ensayo con vuestros datos reales. No sale ningún correo, WhatsApp, aviso a integraciones ni remesa al banco. Cuando está revisado, el colegio lo aprueba en el colegio real y queda constancia de quién y cuándo.
Cada colegiado crea su contraseña
Un correo con un enlace de un solo uso. Las invitaciones salen en tandas y hay dos recordatorios, solo para quien aún no ha activado su cuenta. La sala dice cuántos han entrado, cuántos faltan y quién no tiene correo, y vuelve a invitar solo a los pendientes.
Cada programa, en su tramo
Mientras los dos programas conviven, la plataforma puede numerar desde un tramo reservado, por ejemplo el 2026/2000, y el programa anterior sigue por debajo, sin llegar a él. La fecha de corte marca el último día con el programa anterior.
Lo antiguo se sigue pudiendo comprobar
Un documento visado no deja de valer porque el colegio cambie de programa. Y se puede traer la verificación: si cargáis los códigos de verificación del sistema anterior, la verificación pública de la plataforma también los comprueba.
La respuesta es distinta de la de un visado sellado aquí, para que nadie confunda una cosa con otra: la plataforma no selló ese documento, lo comprueba contra el archivo que el colegio trajo. Igual con el libro y las facturas: los asientos figuran como «Importado» y la serie sigue desde el último número.
Visado del sistema anterior del colegio
Código A1B2-C3D4-E5F6 · registro 2024/0153
Visado por el colegio con su sistema anterior el 15/03/2024. Consta en su archivo.
Esta plataforma no selló este documento; lo comprueba contra el archivo que el colegio trajo de su sistema anterior.
Ejemplo con datos ficticios
Datos personales
Lo justo, y cifrado
- Los ficheros que se suben se guardan cifrados y se borran a los 30 días de cargar o descartar la carga.
- Las contraseñas del programa anterior no se traen nunca.
- El IBAN se guarda cifrado y no sale en claro en informes ni registros.
- El acta de cierre no lleva datos personales de colegiados: solo recuentos y huellas.
- El diagnóstico puede hacerse con una muestra anonimizada.
Al final queda un acta de cierre en PDF: las tres puertas, cada fichero cargado con su huella, cuántas filas se crearon y cuántas se apartaron, quién confirmó cada carga, la activación de los colegiados y un espacio para la firma de la secretaría.
Viaja tal cual
- Nombre, apellidos, correo, teléfono, NIF y especialidad de cada colegiado, con su número de colegiado.
- La serie de registro: se sigue desde el número más alto que se cargue.
- Los códigos de verificación de lo que ya visasteis.
- Mandatos, recibos pendientes, facturas, seguros y normativa, si los traéis.
No viaja, o hay que prepararlo
- Las contraseñas: no se traen nunca. Cada colegiado crea la suya con un enlace de un solo uso.
- El texto libre de vuestro programa: cada tipo de trabajo se traduce a una entrada del catálogo.
- Los estados y flujos antiguos: el histórico entra como archivo, no vuelve a tramitarse.
Cambiar de plataforma sin parar el colegio
Un colegio de 640 colegiados recorre las siete fases, de la primera exportación al acta de cierre.
El Colegio de Arquitectos de Valdemar, con 640 colegiados, cambia de plataforma en siete fases y tres puertas: el diagnóstico de sus exportaciones, la sala de migración con ocho tipos de dato, la simulación con su informe y el deshacer, la verificación de lo antiguo, el ensayo general que no envía nada, la carga real, la activación de los colegiados, la convivencia con un tramo reservado y la fecha de corte, y el acta de cierre. Personas, colegio y datos ficticios; interfaces ilustrativas.
Lo que pregunta un colegio antes de cambiar
¿Hay que traerlo todo?
No. Para empezar a visar basta con el censo y, si queréis continuar la serie, el libro del año en curso. Cada tipo de dato se carga por separado, cuando el colegio lo decida, y lo que no traigáis puede quedarse como archivo en vuestro programa.
¿Los visados de nuestro sistema anterior siguen siendo válidos?
Sí. Un documento visado no deja de valer porque el colegio cambie de programa. Y se puede traer la verificación: si cargáis los códigos del sistema anterior, la verificación pública los comprueba y responde «Visado del sistema anterior del colegio», dejando claro que la plataforma no selló ese documento.
¿La numeración de registro empieza de cero?
No. El siguiente número es el más alto del año más uno, y eso incluye los asientos que se carguen del libro anterior. Un número que ya existe no se vuelve a dar.
¿Podemos seguir usando nuestro programa actual mientras tanto?
Sí, y es lo normal. Para que no se repitan números, la plataforma puede numerar en un tramo reservado (por ejemplo, desde el 2026/2000) mientras el programa anterior sigue por debajo. La fecha de corte marca el último día con el programa anterior.
¿Y si una carga sale mal?
Antes de cargar, se simula y se ve fila a fila qué entraría. Si aun así hay que volver atrás, la carga se deshace entera. Lo único que no se deshace es lo que ya se ha usado, y la sala lo dice.
¿Qué pasa con las contraseñas de los colegiados?
No se traen. Cada colegiado recibe un correo con un enlace de un solo uso para crear la suya, con dos recordatorios si no lo hace. En la sala se ve cuántos han activado su cuenta y se puede volver a invitar solo a los pendientes.
¿Qué tiene que preparar el colegio?
Las exportaciones de vuestro programa, la referencia del encargo de tratamiento, el formato de vuestro número de colegiado y la lista de tipos de trabajo. La sala da una plantilla por cada tipo de dato y empareja vuestras columnas con las suyas.
¿Cuándo se apaga el programa anterior?
Cuando el colegio quiera. La fecha de corte deja anotado el último día con él, y el acta de cierre recoge las puertas, qué se cargó, qué se apartó y quién lo confirmó.
¿Hay que enviaros datos personales para el diagnóstico?
No hace falta: puede hacerse con una muestra anonimizada. Para cargar datos reales tiene que constar el encargo de tratamiento, y los ficheros se guardan cifrados y se borran a los 30 días.